Konsernstyrets rolle
Konsernstyret fører tilsyn med konsernets daglige ledelse slik den utøves av konsernsjefen og overvåker Schibsteds generelle virksomhet. Dette inkluderer blant annet at konsernstyret sørger for forsvarlig organisering av virksomhetene og påser at virksomhetene har iverksatt tilstrekkelige styrings- og kontrollsystemer. Konsernstyret holder seg i tillegg orientert om konsernets økonomiske utvikling, fastsetter nødvendige retningslinjer og vedtar planer og budsjetter for virksomhetene. Konsernstyret tilsetter konsernsjef, utarbeider stillingsinstruks og fastsetter fullmakter, vilkår og betingelser knyttet til stillingen. Konsernstyret diskuterer også spørsmål knyttet til suksesjon i sentrale posisjoner i konsernet.
Styreinstruks
Konsernstyret har utarbeidet en styreinstruks som beskriver styrets ansvar, plikter og retningslinjer for styrearbeidet. Styreinstruksen beskriver også oppgavene til konsernsjefen og hans/hennes forpliktelser overfor styret. Konsernstyret foretar en årlig vurdering av instrukser for styret og daglig ledelse.
Møtestruktur
Konsernstyret arbeider ut fra en årlig møteplan som normalt vedtas i første møte etter generalforsamlingen. Møteplanen omfatter blant annet strategiarbeid, forretningsmessige problemstillinger og kontrollarbeid. I samme møte velger konsernstyret medlemmer til styrets kompensasjonsutvalg og revisjonsutvalg. Selskapets juridiske direktør er sekretær for konsernstyret.
Konsernsjefen, i samråd med konsernstyrets leder, forbereder saker som skal behandles av konsernstyret. Det legges vekt på at sakene er godt forberedt med dokumentasjon sendt ut i forkant, slik at konsernstyret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Styrebehandlingen ledes av konsernstyrets leder.
Møteplan, styredokumenter og andre viktige dokumenter knyttet til styrearbeidet (børshåndbok, styreinstruks, mandater for konsernstyret og utvalgene, børs- og pressemeldinger o.a.), samt generelle analyser og markedsinformasjon er tilgjengelig for styremedlemmene gjennom Styreportalen, som er et nettbasert leseverktøy for styremedlemmene. Styreportalen forenkler og effektiviserer styrearbeidet og gir konsernstyret tilgang til oppdatert informasjon på en enklere måte. Det gir også styremedlemmene anledning til selvstudier av presentasjoner som er holdt i møtene, av rammebetingelser, markeds- og konkurransesituasjonen i bransjen m.m.
Konsernstyrets egenevaluering
Konsernstyret foretar årlig en evaluering av sitt arbeid som danner grunnlag for valgkomiteens arbeid med den årlige styreevalueringen. Konsernstyret bedømmer styret som velfungerende, med styremedlemmer som utfyller hverandre i kompetanse og bakgrunn. Konsernstyrets møtefrekvens og møtesteder fungerer godt. Konsernstyret støtter Valgkomiteens forslag om en ytterligere internasjonalisering av styret på årets generalforsamling.
Samhandling med selskapet
Konsernstyret inviteres jevnlig til utvalgte fagsamlinger og konferanser i regi av Schibsted, for eksempel Schibsteds årlige "Journalism Award".
Schibsted er medlem av Styreinstituttet, en medlemsforening som gir konsernstyrets medlemmer mulighet til å delta på fagseminarer og i diskusjonsgrupper hvor sentrale temaer som berører styrearbeidet og arbeidet i styrets underutvalg blir diskutert.
For å styrke og utnytte styremedlemmenes kompetanse og erfaring knyttet til konsernets virksomheter innehar enkelte konsernstyremedlemmer også styreverv i konsernets datterselskaper. Blant de aksjonærvalgte styremedlemmene gjelder det i dag Karl-Christian Agerup som har styreverv i Aftenposten og Monica Caneman som har styreverv i Schibsted Sverige.
Konsernstyrets bruk av underutvalg
Schibsted har i tråd med norsk lov etablert et revisjonsutvalg og et kompensasjonsutvalg som skal bidra til grundig behandling av saker innenfor utvalgenes arbeidsområder.
Etter hvert som Schibsted har økt i størrelse og omfang og konsernet internasjonaliseres, har konsernstyrets arbeidsomfang og sakenes kompleksitet tiltatt. Konsernstyrets vurdering er at opprettelsen av et kompensasjonsutvalg og et revisjonsutvalg har styrket konsernstyrets saksforberedelse og diskusjon i kompliserte saker innenfor utvalgenes arbeidsområder. Utvalgene fungerer godt og samspillet mellom utvalgene og konsernstyret er bra, både hva gjelder informasjonsutveksling, ansvars- og arbeidsfordeling. Utvalgene gir konsernstyret mulighet for grundig saksbehandling på viktige områder innenfor incentivordninger, virksomhetsstyring og internkontroll, og frigjør tid til å diskutere prinsipielle og strategiske spørsmål i styret. Konsernstyret er samtidig bevisst på at etableringen av utvalg kan bidra til en pulverisering av styrets ansvar. Utvalg brukes derfor bare der sakenes kompleksitet og omfang krever det.
Konsernstyrets kompensasjonsutvalg
Kompensasjonsutvalget er et underutvalg av konsernstyret og har ingen selvstendig beslutningsmyndighet. Kompensasjonsutvalget velges av konsernstyret for ett år av gangen.
Kompensasjonsutvalget forbereder saker til konsernstyret som gjelder avlønning av konsernsjefen. I tillegg bistår utvalget konsernstyret med å behandle prinsipielle spørsmål, retningslinjer og strategi knyttet til totalkompensasjon for den øvrige konsernledelsen og toppledere i sentrale datterselskaper.
Utvalget overvåker bruk av langtidsincentiver i konsernet og forbereder konsernstyrets årlige behandling av konsernets langtidsincentiver (LTI-program) for utvalgte ledere. For ytterligere informasjon, se punkt 12 i denne redegjørelsen.
Konsernsjefen møter i utvalget med mindre hans egen avlønning diskuteres. Selskapets juridiske direktør ivaretar sekretariatsfunksjonen for Kompensasjonsutvalget.
Utvalget ble opprett i 2004. I 2011 bestod utvalget av følgende medlemmer: Ole Jacob Sunde (leder), Marie Ehrling og Anne Lise von der Fehr.
Konsernstyrets revisjonsutvalg
Revisjonsutvalget er et underutvalg av konsernstyret og har ingen selvstendig beslutningsmyndighet. Revisjonsutvalget velges av konsernstyret for ett år av gangen.
Revisjonsutvalget forbereder konsernstyrets kvalitetssikring av den finansielle rapporteringen. I tillegg overvåker utvalget konsernets internkontrollsystem og risikostyringssystemer for den finansielle rapporteringen, samt vurderer og overvåker ekstern revisors arbeid og uavhengighet. Som ledd i sitt arbeid har Revisjonsutvalget gjennomganger av konsernets sentrale virksomheter hvor representanter fra konsernadministrasjonen og lokal ledelse er til stede.
Konserndirektør økonomi og finans og ekstern revisor møter fast i Revisjonsutvalget. Sekretariatsfunksjonen for Revisjonsutvalget ivaretas av selskapets compliance officer.
Utvalget ble opprettet i 2007. I 2011 bestod Revisjonsutvalget av følgende medlemmer: Monica Caneman (leder), Christian Ringnes og Karl-Christian Agerup.